Eine gleichmäßige Auslastung der Servicebereiche bei kommunalen Bürgerdiensten sorgt für eine effizientere Arbeit der Stadt- oder Gemeindemitarbeiter und gleichzeitig für zufriedenere Bürger. Die Transaktionen an Schaltern in den unterschiedlichen Bereichen können so kategorisiert werden, dass sowohl die Dauer der Transaktionen als auch eine minimale, erforderliche Wartezeit vorherberechnet werden können. Darauf wird die Vergabe von Terminen so aufgebaut, dass weder Staus mit Wartezeiten noch überflüssige Leerläufe auftreten.
Wartezeiten nicht länger als nötig
Wartezeiten sind im täglichen Publikumsverkehr nicht zu vermeiden, wohl aber ist eine lange Dauer einer Wartezeit zu vermeiden. Der Bürger bucht im Voraus verbindlich mit der Online-Terminvergabe ein festes Zeitfenster für sein vorher benanntes Anliegen. Nach seinem Anliegen und der üblichen Bearbeitungsdauer dafür im Bürgerservice richtet sich die Dauer des Termins. Die Servicemitarbeiter beenden jeden Termin innerhalb des fest vorgegebenen Zeitfensters. Eine übliche Wartezeit beträgt daher in aller Regel nur wenige Minute. Bei der Terminreservierung sieht der Kunde alle noch offenen Zeitfenster und kann passend zu seinen sonstigen Plänen den richtigen Termin auswählen. Mit der Reservierungsbestätigung erhält er die feste Zusage, dass er mit seinem Anliegen auch pünktlich wieder fertig sein wird und gehen kann.
Besserer Service durch Online-Terminvergabe
Für eine Transaktion, die zehn Minuten beansprucht, eine Wartezeit von zwei Minuten zu investieren, wird als angemessen empfunden und der Service der in Anspruch genommenen Leistung wird als positiv und erfolgreich erlebt. Der Kunde erfährt die Gemeinde als zuverlässigen Partner. Dadurch kann er bereits bei der Auswahl eines passenden Terminvorschlags bei sich selbst auch einen knapperen Zeitrahmen mit möglichen Folgeterminen ohne Bedenken wählen und braucht nicht mit mehreren Stunden Puffer zu kalkulieren. Auf Seite des Bürgerservices ist anhand der bereits gebuchten Termine eine komfortable Personaldecke planbar, sodass an ruhigeren Tagen geplanter Gleitzeitabbau erfolgen kann. Die beste Software für Online-Terminvergabe ist immer die, mit der das Terminmanagement im Bürgerservice der Gemeinde zu zufriedenen Kunden und Mitarbeitern führt.
